Automatische Dokumentenerkennung – Ohne Vorlagen dank KI

Erfassen Sie Dokumente noch manuell?

Die automatische Dokumentenerkennung, Verarbeitung und Auswertung reduziert den Zeitaufwand, verhindert Fehler und macht Daten vielfältig nutzbar. Die Einsatzgebiete reichen von Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheinen bis hin zu Versicherungs- und Fahrzeugpapieren.

Vorteile durch KI Dokumentenerkennung

Besonders wenn Budgets und Ressourcen knapp sind, kann durch eine automatische KI Dokumentenerkennung Abhilfe geschaffen werden. Die KI Softwarelösung automatisiert typische Routineaufgaben, sodass sich Rechnungen, Bestellungen und vieles mehr schneller bearbeiten lassen. Die Betreuung von Kunden wird dadurch vereinfacht und verbessert.

  • Schnelle Erfassung und sichere Prüfung von Dokumenten
  • Sichere Archivierung und schneller Zugriff auf Daten
  • Kürzere Bearbeitungszeit - rund um die Uhr
  • Mehr Transparenz und bessere Informationsgewinnung
  • Strukturierte und dokumentierte Arbeitsabläufe

Mit KI Dokumentenerkennung Prozesse vereinfachen

Die KI Dokumentenerkennung vereinfacht somit Prozesse, die ansonsten einen großen Aufwand für Ihre Mitarbeiter bedeuten würden. Die Herausforderung besteht darin, die relevanten Informationen im Dokument zu erkennen und diese herauszuziehen. Genau dabei stoßen bisherige Softwarelösungen an ihre Grenzen.

Die optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR) kann beispielsweise nur bei bestimmten Zonen eine Auswertung vornehmen. Bei einer Kreditkarte könnten so Nummer und Ablaufdatum automatisch erfasst werden, weil sich die Angaben immer an derselben Stelle befinden und sich dadurch standardisierte Indexfelder anlegen lassen.

Unterscheiden sich allerdings die Dokumente, weiß die Software nicht mehr, wo sie suchen muss, um die gewünschten Daten zu erhalten. Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz lassen sich nun ganze Dokumente auslesen. Sämtliche Angaben werden erfasst, abgespeichert und im Anschluss ausgewertet.

Was macht die KI Dokumentenerkennung so einzigartig?

Die reine Volltextindizierung ermöglicht bisher die Umwandlung und Speicherung der Inhalte eines Dokumentes. Doch bei steigender Anzahl, führte der Volltext schnell zu einem undurchsichtigen Datenmeer. Mit der KI Softwarelösung lassen sich alle Informationen erfassen und gezielt nutzen.

Keine definierten Standards

Die Daten müssen nicht in ein vorgeschriebenes Layout eingetragen werden. Ohne eine Vorlage kann die KI Softwarelösung sämtliche Informationen erfassen.

Steigerung der Produktivität

Der manuelle Aufwand ist vorbei und Rechnungen, Belege und vieles mehr lassen sich automatisch auslesen, sodass im nächsten Schritt Buchungssätze generiert oder Rechnungen beglichen werden können.

Alle Daten extrahieren

Die KI Dokumentenerkennung ist nicht auf einzelne Bereiche beschränkt. Die Softwarelösung erfasst sämtliche Angaben und kann diese für einen Mitarbeiter aufbereiten und im System speichern.

Komplexe Analyse der Daten

Durch die automatische Erkennung und Auswertung lassen sich ganz neue Rückschlüsse ziehen. Welche Produkte scheinen einen Kunden besonders zu interessieren oder welche Dokumente lassen sich zusammenfassen?

Wie arbeitet die KI Dokumentenerkennung?

Im Gegensatz zu herkömmlichen OCR-Tools benötigt Künstliche Intelligenz keine speziellen Regeln oder Vorlagen. Die KI Softwarelösung kann Daten aus einer Vielzahl von Dokumenten sofort extrahieren.

Die Software greift auf ihren großen antrainierten Wissensschatz zurück, erstellt Verbindungen zwischen den Daten und kann eigenständig Zusammenhänge erkennen. Dadurch lässt sich beispielsweise überprüfen, ob der Kunde bereits im System registriert ist und der Betrag die aktuelle Rechnung begleicht.

Weitere Rückschlüsse können sein, die bevorzugten Produktbestellungen auszuwerten, um den Kunden spezifische Kaufempfehlungen zu geben, die seinem Nutzerverhalten entsprechen.

Unsere KI basierte Formularerkennung im Kundeneinsatz

Ausgewählte Case Studies

01

Automatische Erkennung von Antragsformularen von Stromverträgen

02

Automatisches Auslesen aller physischen und elektronischen Dokumente

03

Incoming documents für Wohnungs- und Verwaltungsunternehmen

Schnellere und automatische Bearbeitung von Dokumenten

Mit dem wachsenden Erfolg Ihres Unternehmens steigt auch die Menge an Dokumenten in Ihrer Firma. Für eine produktivere Arbeitsweise ist es wichtig, die Zuordnung und die Zusammenhänge von Dokumenten schnell zu erkennen.

Welche Rechnung gehört zum Kunden, zum Projekt, zum Schadensfall oder zur Bestellung? Damit der Sachbearbeiter nicht jedes Dokument manuell zuweisen muss, bieten wir Ihnen unsere Technologie, die Dokumente automatisch auswertet und für die Folgebearbeitung vorbereitet.

Besonders anspruchsvoll ist diese automatische Bearbeitung, wenn die Dokumente keine feste Struktur besitzen. Wenn Mails, Papiere, Belege und weitere Unterlagen ausgewertet werden müssen, die keine einheitliche formularbasierte Definition besitzen.

Nur durch Künstliche Intelligenz lassen sich wie von einem Mitarbeitet bearbeitet die relevanten Informationen definieren. Die KI Softwarelösung erkennt, ergänzt und überprüft alle Informationen.

Funktionsbeispiele unserer Komplettlösung zur Dokumentenerkennung​

  • Scannen von Papierdokumenten
  • Erfassen von Dokumenten aus Bilddateien
  • Erfassen von Dokumenten aus Datendateien
  • Automatische Datenextraktion
  • Automatischer Datenabgleich
  • Automatische Datenvalidierung
  • Automatische Datenergänzung
  • Automatische Datenstrukturierung
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Kostenfreien KI-Einführungs-Workshop buchen

Wir möchten Ihnen persönlich die Vorteile von Künstlicher Intelligenz näherbringen und in einem ersten kostenfreien Einführungs-Workshop präsentieren. Neben verschiedenen Praxisbeispielen erläutern wir Ihnen vor Ort in Ihrem Unternehmen, wie unsere KI Softwarelösungen Ihre Prozesse verbessern kann.

So lernen Sie die heutigen Möglichkeiten durch Künstliche Intelligenz kennen und durch eine gemeinsame Analyse Ihrer Firma können wir konkret aufzeigen, welche Optimierungschancen existieren.

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